Samochody osobowe to jedne z podstawowych aktywów wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Są one także przedmiotem dość rygorystycznych przepisów podatkowych. W polskich realiach VAT od samochodów osobowych można standardowo odliczyć tylko w 50% z dokumentu zakupowego (faktury). Istnieje jednak sposób na to, by skorzystać z pełnego odliczenia. Jak to zrobić?
Pierwszym krokiem, który powinniśmy wykonać, jest przygotowanie specjalnej ewidencji przebiegu pojazdu, w której będą znajdowały się dane dotyczące sposobu użytkowania takiego samochodu. Zgodnie z ustawą o podatku VAT, są to następujące dane:
– numer rejestracyjny samochodu,
– dzień rozpoczęcia oraz dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
– stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego, a także na zakończenie jej prowadzenia,
– wpisy osób kierujących pojazdem, dotyczące każdego użycia samochodu i obejmujące numer wpisu, datę oraz cel wyjazdu, dokładny opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów, a także imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.
Taka ewidencja powinna być prowadzona w ujęciu miesięcznym. Podpisuje ją podatnik, a więc w imieniu spółki z o.o. będzie to np. członek zarządu, jeśli ma prawo do jednoosobowego jej reprezentowania. Trzeba pamiętać o tym, żeby podane w ewidencji dane były kompletne. Już jeden nieprawidłowy wpis może rodzić w radzie kontroli podatkowej poważne konsekwencje finansowe związane z korektą odliczonego VAT-u w poprzednich miesiącach, w których odliczano 100% podatku VAT od tego pojazdu.
Drugi krok to wysłanie do Urzędu Skarbowego, w którym rozliczamy podatek VAT, zgłoszenia VAT-26. Podajemy tam takie dane jak marka i model pojazdu (odpowiednio pozycja D1 i D3 w dowodzie rejestracyjnym), numer rejestracyjny pojazdu, rok produkcji pojazdu i data jego nabycia. Powinniśmy pamiętać o tym, że deklarację VAT-26 należy złożyć w terminie 7 dni od daty poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem, który będzie wykorzystywany jedynie do celów związanych z działalnością gospodarczą.
