Listy motywacyjne wysyłamy zasadniczo w dwóch przypadkach. Po pierwsze wysyłamy go wówczas, kiedy odpowiadamy na ogłoszenie w sprawie pracy, zamieszczone w internecie, albo gazecie. Po drugie, list motywacyjny możemy wysłać również w momencie, kiedy potencjalny pracodawca nie ogłasza naboru na żadne wolne stanowisko. Być może będziemy mieli szczęście i okaże się, że coś się dla nas znajdzie. Jeśli wysyłamy list motywacyjny w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie, to zróbmy to jak najwcześniej, najlepiej w ten sam dzień,w którym ogłoszenie się ukazało, ewentualnie dzień później. Jeśli wiele osób będzie zainteresowanych stanowiskiem, o które mamy zamiar się ubiegać to największe szanse na zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjna będą miały osoby, które prześlą swoje dokumenty jako pierwsze. Zdarza się nawet, że jeśli jest ponad sto zgłoszeń, to nie wszystkie są czytane. Dołóżmy zatem wszelkich starań, aby wysłać list jak najszybciej i być w pierwszej dziesiątce osób, które prześlą swoją aplikację.