Jeśli w naszej firmie ma zastosowanie elektroniczny obieg dokumentów musimy zwrócić uwagę na zagadnienie jakim jest ewidencjonowanie plików. Największe znaczenie ma wtedy, gdy z jednego komputera korzysta więcej niż jedna osoba. Jesteśmy wtedy zmuszeni do założenia każdemu pracownikowi osobnego konta w systemie komputerowym i każdemu musimy przyznać inne prawa. Prawidłowy obieg dokumentów będzie zapewniony wtedy, gdy osoby nieuprawnione do wprowadzania zmian w dokumentach nie będą miały takiej możliwości przy zachowaniu edycji dla ludzi tworzących i zmieniających pisma. Ważna jest również funkcja zastrzegania sobie praw do zmienianego dokumentu podczas pracy nad nim. Można to zrobić w ten sposób, że podczas edycji pliku dokumentu inne osoby nie będą miały do niego dostępu lub, co jest lepszym rozwiązaniem, inne osoby będą miały wgląd do dokumentu, ale do jego poprzedniej wersji. Ewidencjonowanie ma więc takie samo znaczenie w urzędach jak sam obieg dokumentów, ponieważ w zależności od wersji którą wybierzemy, pozwala lub nie na pracę więcej niż jednej osobie nad tym samym dokumentem.
